محضر الاجتماع - كيفية اعداد وكتابة محضر الاجتماع مع امثلة ونماذج
محضر الاجتماع - كيفية اعداد وكتابة محضر الاجتماع مع امثلة ونماذج

محضر الاجتماع

محاضر الاجتماع هي قائمة الملاحظات التي يتم تسجيلها أثناء الاجتماع. وهي تسلط الضوء على القضايا الرئيسية التي تمت مناقشتها ، والاقتراحات المقترحة أو التصويت عليها ، والأنشطة التي يتعين الاضطلاع بها. عادة ما يتم أخذ محضر الاجتماع من قبل عضو معين في المجموعة. مهمتهم هي توفير سجل دقيق لما حدث خلال الاجتماع.

ها الموضوع جزء من سلسلة الدليل الإحترافي إدارة الإجتماعات

كيفية اعداد وكتابة و عمل و تحرير محضر الاجتماع

من اهم المهارات المطلوب في مدير الإجتماع هي معرفة كيف تكتب محضر اجتماع. ولذلك سوف نذكر هنا 9 نقاط اساسية في معرفة كيف تكتب محضر اجتماع.

  1. يعد جدول الأعمال أمين السر بالتعاون مع الرئيس، ويوزع على المشاركين قبل الإجتماع.
  2. توزع الأوقات اللازمة لكل بند من بنود جدول الأعمال، ويلتزم بذلك.
  3. يتلى جدول الأعمال ويقر في بداية إنعقاد الإجتماع.
  4. يلتزم بجدول الأعمال بشكل كامل لضمان نجاح ادارة الاجتماعات.
  5. تراعى مناسبة محتويات جدول الأعمال لطاقة المشاركين ومدة الإجتماع ونوعه وظروفه.
  6. يراعى التسلسل المنطقى والظرفي والعمل في إعداد جدول الأعمال، فتوضع النقاط التي تقتضي وقتاً قصيراً ونقاشاً قصيراً في البداية.
  7. توضع البنود المثيرة للجدل في الجزء الأخير من جدول الأعمال أو عند وقت الإستراحة (قبل الإستراحة بوقت قصير) مع إتاحة الوقت الكافي لذلك.
  8. يراعى تسلسل بنود جدول الأعمال مع الوقت المحدد لها بحيث يكون منحنى توزيع وقت الإجتماع طبيعياً، وليس أن تأخذ النقاط الأولى من جدول الأعمال الوقت الأكبر، بينما الأخيرة تسلق سلقاً ولا تحظى إلا بوقت قصير!!!
  9. يوجد العديد من النماذج الجاهزة والتي تضمن نجاح ادارة الاجتماعات (محضر اجتماع doc , محضر اجتماع جاهز , محضر اجتماع قصير ) والتي سوف يتم استعراضها في وقته.

صيغة محضر الاجتماع

جرت العادة ان صيغة محضر الإجتماع تتكون من النقاط التاليه

  • تاريخ ووقت عقد الاجتماع
  • أسماء الحاضرين وكذلك الغائبين
  • قبول أو إجراء تعديلات على محضر الاجتماع السابق
  • القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال ، مثل:
    • الأنشطة المضطلع بها أو المتفق عليها
    • الخطوات التالية
    • نتائج التصويت
    • قبول الطلبات أو رفضها
    • عمل جديد
    • تاريخ ووقت الاجتماع القادم

كيفية طريقة عمل و كتابة محاضر اجتماعات

  • قم بتدوين النقاط مباشرة أو قم بتدوين الملاحظات بعد كل موضوع. ابدأ بجدول أعمال الاجتماع كمخطط تفصيلي. املأ بنود جدول الأعمال بمزيد من التفاصيل بينما لا تزال المعلومات حديثة في ذهنك.
  • كن موجزاً. تستطيع إستخدام مهاراتك الإبداعية في الكتابة في وقت لاحق. الان سجل كل شي بأسرع طريقة ممكنه. كأنك صحفي يرغب في تسجيل تصريح مباشر. لاوقت للكلمات غير الضرورية.
  • أعد الكتابة بحيث يمكن فهمه من قبل شخص لم يتمكن من الحضور. يجب أن تحرص على التوازن عند كتابة المحضر. يجب أن تكون المحاضر موجزة ولكن يجب أن توفر أيضًا سياقًا كافيًا للرجوع إليها في المستقبل
  • أكتب الحقائق فقط. تجنب الملاحظات الشخصية عند الكتابة. إذا كنت تريد تدوين ملاحظات منفصلة خاصة بك ، يمكنك القيام بذلك. لكن يجب أن يكون محضر الاجتماع بمثابة سجل واقعي لما تمت مناقشته.
  • سجل الحضور و الغائبين. من المهم كتابة من حضر الاجتماع ، ولكن أيضًا من لم يحضر ، لكي لايكون هناك أي لبس حول من قد ناقش أو صوّت على قضية ما.

نموذج و قوالب محضر اجتماع فارغ و جاهز و إحترافي pdf او doc

إستخدام النماذج يجعل الحياة أسهل كثيرًا. يحتوي نموذج محضر اجتماع لجنة او رسمي او جمعية او منظمة او شركة doc و doc هذا على تنسيق مباشر لذلك من السهل مشاركة الموضوعات التي تمت مناقشتها. ستجد حقولًا لقائمة الحضور وموضوعات جدول الأعمال وقسم عنصر العمل الذي يسرد مالك المهمة والموعد النهائي. استخدم نموذج اجندة اجتماع word لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع أو لتنظيم ملاحظاتك قبل إرسالها للموافقة عليها. قم بتنزيل نموذج كتابة محضر اجتماع هذا مع قالب جدول الأعمال المطابق لاجتماعك التالي. لتحميل النموذج تواصل معي عبر حسابي في تويتر

تقرير اجتماع

يواجه بعض الموظفين مشكلة في كيفية كتابة تقرير الاجتماع. حيث يعتقد ان تقرير الإجتماع يختلف عن محضر الإجتماع. مع العلم أن تقرير الإجتماع مشابه له بحد كبير. ولكن الفرق الوحيد هو ان التقرير يتم تقديمه للإدارة في حال وجود إجتماع مع جهه خارجية. لذلك يمكن إستخدام اي نموذج من النمذاج التي قدمناها سابقاً على انه نموذج كتابة تقرير عن اجتماع. مع تغيير العنوان وبعض التفاصيل الصغيره.

عن سالم العنزي

كاتب رأي في صحيفة مكة. مهتم في تطوير المنتجات الرقمية. كتاباتي تدور حول الانسان و المنتج و التسويق

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *